생성형 AI를 업무에 쓰기 시작하면 가장 먼저 부딪히는 질문이 “이 자료를 넣어도 되나?”입니다. 정답은 회사의 정책과 쓰는 서비스에 따라 달라지지만, 어느 회사에서나 통하는 기본 원칙은 있습니다.
먼저 확인할 것: 내가 쓰는 서비스의 데이터 설정
같은 이름의 AI 서비스라도 개인용 무료·유료 요금제와 기업용 요금제는 입력한 내용을 다루는 방식이 다를 수 있습니다. 일부 서비스는 개인 요금제에서 입력 내용을 서비스 개선(모델 학습)에 쓸 수 있게 되어 있고, 설정에서 이를 끌 수 있습니다. 쓰기 전에 다음을 확인하세요.
- 회사가 공식적으로 허용한 서비스인지
- 개인 계정인지 회사가 관리하는 계정인지
- 설정에서 “모델 개선에 내 데이터 사용” 같은 항목이 켜져 있는지
- 대화 기록이 저장되는 기간과 삭제 방법
넣으면 안 되는 정보
| 종류 | 예 | 이유 |
|---|---|---|
| 개인정보 | 고객·직원 이름, 연락처, 주민번호, 주소 | 개인정보 보호 규정 위반 소지 |
| 고객 자료 | 계약 내용, 거래 내역, 상담 기록 | 고객과의 비밀유지 약속 |
| 미공개 경영 정보 | 발표 전 실적, 인사, 투자 계획 | 유출 시 피해가 큼 |
| 접속 정보 | 비밀번호, API 키, 내부 시스템 주소 | 보안 사고로 직결 |
| 남의 저작물 | 구매한 보고서·유료 자료 원문 | 이용 조건 위반 소지 |
그래도 써야 할 때: 가공해서 넣기
민감한 부분만 바꾸면 대부분의 업무는 AI의 도움을 받을 수 있습니다.
- 이름 바꾸기: 실제 이름 대신 “고객 A”, “담당자 B”
- 숫자 바꾸기: 실제 금액 대신 비율이나 가상의 숫자 — 계산 방법만 필요할 때 특히 유용합니다
- 일반화하기: “○○사와의 3월 계약” 대신 “제조업 고객과의 납품 계약”
- 구조만 주기: 원문 대신 “이런 항목이 있는 보고서”처럼 양식만 설명
결과물을 쓸 때도 확인할 것
- AI가 만든 문장에 사실이 아닌 내용이 섞여 있지 않은지
- 다른 회사·사람의 글을 그대로 가져온 듯한 문장은 없는지
- 외부로 나가는 문서라면 AI 사용 사실을 밝혀야 하는 상황인지(입찰, 논문, 공모전 등은 규정이 따로 있는 경우가 많습니다)
회사 차원에서 정해 두면 좋은 것
직원 개개인에게 판단을 맡기면 지나치게 조심해서 아예 안 쓰거나, 반대로 위험하게 쓰게 됩니다. 허용 서비스 목록, 입력 금지 정보, 가공 방법, 문의 창구 네 가지만 한 쪽짜리 지침으로 만들어 공유해도 충분한 출발점이 됩니다.
이 글은 일반적인 점검 항목이며 법률 자문이 아닙니다. 개인정보나 계약상 비밀유지 의무가 걸린 자료는 회사의 보안·법무 담당자와 먼저 확인하세요. 교육 과정 안에서 이 기준을 함께 정리하는 내용은 ChatGPT·업무자동화 실전 활용 3주차에서 다룹니다.
